Privacybeleid

1. Verwerkingsverantwoordelijke

De verwerkingsverantwoordelijke is Lakhal Holding SRL, die Cabinet Démo Docelya uitbaat, gevestigd te Avenue de la Démonstration 1, 1000 Bruxelles, Belgique.

• Ondernemingsnummer (KBO): 0740.785.040
• Telefoon: 02 000 00 00
• E-mail: demo@docelya.com

2. Welke gegevens wij verwerken

• Identiteit: naam en voornaam, geboortedatum.
• Contactgegevens: telefoonnummer, e-mailadres (optioneel).
• Rijksregisternummer (nieuwe patiënten): om uw dossier betrouwbaar aan te maken en te identificeren, en voor de koppeling met de ziekteverzekering/eHealth.
• Gezondheidsgegevens: reden van het bezoek, geraadpleegde zorgverlener, geschiedenis van uw afspraken en nuttige notities voor uw zorg (bijzondere categorie, art. 9 AVG).
• Afspraakgegevens: gebruikt kanaal (website, WhatsApp, telefoon, onthaal), datum en uur.
• Communicatie: berichten met onze WhatsApp-bot; voor oproepen naar onze telefoonassistent, de duur van de oproep en, in voorkomend geval, een transcriptie van de reden.
• Technische gegevens: cookies die strikt noodzakelijk zijn voor de werking van de site.

3. Doeleinden en rechtsgronden

• Uw afspraken beheren (maken, herinneren, wijzigen, annuleren): precontractuele en contractuele maatregelen (art. 6.1.b AVG).
• Uw zorg verlenen en uw dossier bijhouden: gezondheidsgegevens verwerkt voor preventieve geneeskunde, diagnose en zorg, door beroepsbeoefenaars gebonden door het medisch geheim (art. 9.2.h AVG en de wet op de patiëntenrechten).
• U herinneringen sturen via sms of WhatsApp: op basis van uw toestemming (art. 6.1.a), op elk moment intrekbaar.
• Onze wettelijke verplichtingen naleven (dossierbeheer, boekhouding, vorderingen): art. 6.1.c AVG.
• Het rijksregisternummer wordt gebruikt binnen het kader toegestaan door de wet van 8 augustus 1983 tot regeling van een rijksregister van de natuurlijke personen.

4. Ontvangers en verwerkers

Uw gegevens worden nooit verkocht. Ze zijn toegankelijk voor het team van het centrum voor uw zorg en voor technische dienstverleners (verwerkers), gebonden door een contract en vertrouwelijkheid:

• Hosting van de website en de API (Vercel);
• Hosting van de database (Supabase, EU-regio);
• Server van de spraakassistent (Fly.io, EU-regio);
• Agendasynchronisatie (Google Calendar), wanneer de zorgverlener die gebruikt;
• Sms en oproepen van de spraakassistent (Twilio);
• WhatsApp-afsprakenbot (Meta Platforms);
• Spraakassistent: spraakherkenning en -synthese (Google) en conversatiemodel (Anthropic).

Sommige dienstverleners kunnen gegevens buiten de Europese Unie verwerken (met name in de Verenigde Staten). Die overdrachten zijn dan gedekt door passende waarborgen (modelcontractbepalingen en/of het Data Privacy Framework).

5. Bewaartermijn

Uw patiëntendossier wordt bewaard conform de Belgische wetgeving voor zorgverleners: in principe minstens 30 jaar na uw laatste contact. Andere gegevens worden bewaard zolang nodig en daarna gearchiveerd of gewist.

6. Uw rechten

Onder de AVG heeft u de volgende rechten:

• toegang tot uw gegevens en een kopie;
• rechtzetting van onjuiste gegevens;
• wissing, binnen de grenzen van de wettelijke bewaarplicht van het medisch dossier;
• beperking van of bezwaar tegen de verwerking;
• overdraagbaarheid van de gegevens die u ons hebt verstrekt;
• intrekking van uw toestemming op elk moment (herinneringen), zonder terugwerkende kracht.

Om deze rechten uit te oefenen, contacteer ons op demo@docelya.com of 02 000 00 00. Een identiteitsbewijs kan worden gevraagd. U kunt ook een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA): Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, contact@apd-gba.be, www.gegevensbeschermingsautoriteit.be.

7. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen (beperkte toegang, versleuteling van geheimen, beveiligde hosting). Gevoelige gegevens zijn enkel toegankelijk voor gemachtigde personen.

8. Cookies en trackers

Deze website telt paginaweergaven, de handelingen waarmee u ons bereikt (een gebeld nummer, een gevraagde route, een geopend reservatieformulier) en hoe snel de pagina's bij u verschijnen, om de trage te kunnen verbeteren. Niets meer: er is geen advertentiepixel en geen socialemediaknop die u volgt, en niets van wat gemeten wordt dient om u van de ene site naar de andere te herkennen of om u reclame te sturen.

Twee van deze metingen, die van de paginaweergaven en die van de snelheid, gebeuren door Vercel, de host van de site. Zij plaatsen geen enkele cookie, bewaren niets in uw browser en houden noch uw IP-adres noch een blijvende identificator bij: bezoeken van eenzelfde dag worden gegroepeerd door een technische vingerafdruk die de dag nadien gewist wordt. Uw browser contacteert hiervoor trouwens geen ander adres dan dat van de site zelf.

Het tellen van de nuttige handelingen verlaat onze eigen servers niet en wordt aan niemand toevertrouwd. Ook dat bewaart niets in uw browser. Het houdt enkel dagtotalen bij: hoeveel pagina's bekeken werden, hoe vaak het nummer gebeld werd, hoeveel routes gevraagd werden. Niet uw IP-adres, niet de pagina die u bekeken hebt, niet het uur, geen enkel spoor waarmee u van een andere bezoeker te onderscheiden valt: op het einde van de dag blijft er een handvol getallen over.

Enkel de publieke pagina's worden geteld. Daarbuiten vallen de adressen die u in een afspraakherinnering ontvangt, de kiosk en het scherm van de wachtzaal, en het gedeelte voorbehouden aan het personeel: hun adressen dragen soms een code of een telefoonnummer, en die gaan nergens heen.

U ziet dus geen banner die u vraagt cookies te aanvaarden: wij plaatsen er geen enkele die dat zou vereisen.

Hier is de volledige lijst van wat de site in uw browser bewaart.

• Uw taal. Een cookie met de naam NEXT_LOCALE, ENKEL geplaatst wanneer u een taal kiest in het menu, zodat de site u bij uw volgende bezoek in die taal verwelkomt. Hij bevat twee letters, bijvoorbeeld fr of nl, en niets anders. Duur: één jaar.
• De sessie van het personeel. Het beheerdersgedeelte, voorbehouden aan het team van het centrum, gebruikt aanmeld- en beveiligingscookies. Zij betreffen geen patiënten en verdwijnen bij het afmelden.

Deze cookies heten essentieel: de eerste omdat u erom vroeg door uw taal te kiezen, de tweede omdat geen enkel afgeschermd gedeelte zonder kan werken. De wet vraagt hiervoor uw toestemming niet. U kunt ze niettemin op elk moment verwijderen via de instellingen van uw browser; de site blijft werken, gewoon in het Frans.

De lettertypes van de site staan op onze eigen servers: uw browser contacteert geen enkele externe dienst om ze te tonen.

Eén uitzondering, en wij zeggen ze u liever: de kaart op de pagina Contact. De achtergrondbeelden komen van een externe aanbieder, die daarbij het IP-adres van uw toestel ontvangt, zoals bij elke afbeelding die van een andere site geladen wordt. Daarbij wordt geen enkele cookie geplaatst, en de kaart laadt alleen als u die pagina opent. Ons adres en de route staan er ook in tekst, mocht u de kaart liever niet tonen.

9. Wijzigingen

Dit beleid kan worden bijgewerkt. De datum van de laatste update staat bovenaan de pagina. Bij belangrijke wijzigingen brengen wij u op de hoogte.